Casella di posta collaborativa aziendale

Utilizzo di un gruppo come casella di posta collaborativa

Puoi utilizzare un gruppo come una casella di posta collaborativa per distribuire gli argomenti tra i membri del gruppo e monitorarne la responsabilità.

Le funzioni collaborative risultano particolarmente utili per i team del supporto tecnico e del servizio clienti. Ad esempio, puoi creare un gruppo con l'indirizzo supporto@tuo-dominio.com, aggiungere il personale del supporto come membri e consentire alle persone esterne all'organizzazione di inviare messaggi al gruppo. Il personale del supporto riceverà i messaggi dai clienti e potrà eseguire queste operazioni dalla vista Argomenti del gruppo:

• Assegnare la responsabilità di un argomento a un membro del gruppo
• Contrassegnare un argomento come risolto
• Modificare i tag associati a un argomento
• Filtrare gli argomenti in base a tag, stato della risoluzione o assegnatario

Configurazione di una casella di posta collaborativa

Puoi configurare un nuovo gruppo come casella di posta collaborativa o aggiungere funzioni di posta collaborative a un gruppo esistente.

Per configurare un nuovo gruppo come casella di posta collaborativa:

Fai clic su Crea gruppo nella pagina di benvenuto di Google Gruppi.

Inserisci il nome, la descrizione e l'indirizzo email del gruppo nei relativi campi.

Dal menu a discesa Seleziona un tipo di gruppo, scegli Casella di posta collaborativa.

In Partecipanti, fai clic sul menu a discesa e seleziona il tipo di membri del gruppo (proprietari, dirigenti e/o membri standard) che avranno accesso alle funzioni della casella di posta collaborativa.

Specifica eventuali impostazioni aggiuntive in Autorizzazioni di base.

Fai clic su Crea.

Per aggiungere le funzioni della casella di posta collaborativa a un gruppo esistente:

Nella visualizzazione Argomenti del gruppo, fai clic su Gestisci.

Espandi la sezione Ruoli nella colonna a sinistra e fai clic su Ruoli.

Fai clic sul ruolo per cui desideri impostare l'accesso. Il ruolo Membro include tutti i membri del gruppo.

In Autorizzazioni, fai clic su Modifica.

Assicurati che siano abilitate le seguenti autorizzazioni (oltre a eventuali altre autorizzazioni a tua discrezione):

• Assegna argomento
• Inserisci tag in moduli liberi
• Modifica tag o categorie
• Contrassegna duplicato
• Contrassegna come risposta preferita su tutti gli argomenti
• Contrassegna come risposta non necessaria
• Partecipa all'argomento
• Annulla l'assegnazione dell'argomento
• Rimuovi contrassegno come risposta preferita su tutti gli argomenti

Assegnazione di un argomento

Per assegnare la responsabilità di un argomento a te stesso o a un altro membro del gruppo, apri l'argomento nella vista Argomenti ed esegui una di queste operazioni:

• Fai clic su Prendi per assegnare l'argomento a te stesso.
• Fai clic su Assegna per assegnare l'argomento a un altro membro del gruppo. Cerca l'indirizzo email del membro nella finestra di dialogo visualizzata e fai clic su Assegna accanto al membro nell'elenco dei risultati delle ricerche.

Per un argomento assegnato a te per cui desideri rimuovere l'assegnazione, apri l'argomento e seleziona Rilascia dal menu a discesa Azioni. Puoi quindi assegnare l'argomento a un altro membro del gruppo.

Per visualizzare gli argomenti che sono stati assegnati a te, seleziona Assegnati a me dal menu a discesa Filtri.

Risoluzione di un argomento

La risoluzione di un argomento indica che l'argomento non richiede ulteriori azioni. Esistono diversi modi per risolvere un argomento, in base al motivo della risoluzione:

• Se un nuovo argomento non richiede alcuna azione, fai clic su Nessuna azione necessaria.
• Se un argomento è risolto da un messaggio di follow-up, apri l'argomento e scegli di contrassegnarlo come completato o come risposta migliore nel messaggio di follow-up.
• Se un argomento è un duplicato di un argomento precedente, fai clic su Imposta come duplicato. Nella finestra di dialogo visualizzata, specifica l'URL dell'argomento originale.

La visualizzazione Argomenti indica quali argomenti sono stati risolti e in che modo. Ricorda che le impostazioni della risoluzione non si escludono a vicenda, puoi applicarne più di una a uno stesso argomento.

Gestione dei tag

Un gruppo può organizzare i propri argomenti con i tag. Le impostazioni dei tag per un gruppo vengono specificate nella pagina Gestisci gruppo del gruppo.

Per aggiungere tag a un argomento:

1. Apri l'argomento dalla vista Argomenti.
2. Fai clic su aggiungi tag.
3. Specifica uno o più tag aggiuntivi e fai clic su Salva modifiche. Il numero massimo di tag assegnabile a un argomento viene stabilito dal proprietario del gruppo nelle impostazioni di amministrazione del gruppo.

Per rimuovere tag da un argomento:

1. Apri l'argomento dalla vista Argomenti. I tag dell'argomento vengono visualizzati accanto all'oggetto dell'argomento.
2. Fai clic sulla X accanto a un tag per rimuoverlo dall'argomento.

Applicazione di filtri agli argomenti

Per filtrare gli argomenti attualmente visualizzati in Argomenti, fai clic su Filtri. Puoi filtrare gli argomenti in base a qualsiasi combinazione dei seguenti elementi:

• Argomenti a cui hai contribuito
• Argomenti senza risposte
• Argomenti che hai letto o non hai letto
• Stato risoluzione
• Stato dell'assegnazione
• Data dell'ultima modifica

Dopo aver selezionato i filtri, fai clic su Applica filtri selezionati nella parte inferiore del menu. Per rimuovere i filtri cha hai applicato, scegli Filtri > Cancella tutti i filtri (visualizza tutti gli argomenti).

Puoi inoltre filtrare gli argomenti in base ai tag. Per farlo, passa alla vista Tag del tuo gruppo e seleziona il tag che desideri visualizzare.